Κάθε Γραμματεία μετά την πιστοποίησή της πρέπει αρχικά να εισάγει το πρόπτυχιακό πρόγραμμα σπουδών και έπειτα να καταχωρίσει στο σύστημα τη λίστα των Συγγραμμάτων που έχουν εγκριθεί από τα αρμόδια ακαδημαϊκά όργανα.

Για τη διαδικασία αυτή μέσα από την εφαρμογή Γραμματείας,

1. Αρχικά, εισάγεται το πρόγραμμα σπουδών. Ο χρήστης της Γραμματείας μπορεί να επιλέξει:
- απ'ευθείας καταχώριση όλων των μαθημάτων/θεματικών ενοτήτων (για το Ε.Α.Π.) σε φόρμες του ΚΠΣ
ή
- ανέβασμα ενός αρχείου .xml με όλα τα μαθήματα/θεματικές ενότητες του Προγράμματος Σπουδών στο ΚΠΣ.

2. Στη συνέχεια, οι Διδάσκοντες με τη βοήθεια της αναζήτησης στην Κεντρική Βάση Δεδομένων (ΚΒΔ) εντοπίζουν τα Συγγράμματα τα οποία ανταποκρίνονται στα μάθηματά τους/θεματικές ενότητες και τους αντίστοιχους κωδικούς στο Εύδοξος.

3. Με τους κωδικούς αυτούς, ο χρήστης της Γραμματείας μέσα από τις φόρμες του ΚΠΣ αντιστοιχεί τα Συγγράμματα/σειρές Συγγραμμάτων με τα καταχωρισθέντα μαθήματα/θεματικές ενότητες

4.Τέλος, συμπληρώνονται οι Παράμετροι Διανομής των Συγγραμμάτων.